Não é novidade que o volume de projetos digitais e novas obrigatoriedades aumentaram após 2008, quando passou a vigorar a nota fiscal eletrônica. A NF-e foi instituída pelo governo federal para alguns ramos de atividades dentro do projeto SPED.
Mudanças nas obrigatoriedades fiscais
Com o passar dos anos, a comunicação entre um cliente, fornecedor, prestador de serviços e transportadora junto ao fisco se dá pelos documentos eletrônicos. Atualmente, esses documentos devem ser emitidos como NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Entrada e Saída), NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).Por intermédio de uma malha digital, ocorre a troca de informações. Conheça todos os subprojetos do SPED, como NF-e, CT-e e NFS-e, clicando aqui: http://www1.receita.fazenda.gov.br/sobre-o-projeto/apresentacao.htm, menu “Projetos”.
Nesse complexo cenário de mudanças, muitos profissionais da área fiscal e tributária enfrentam dificuldades e buscam alternativas para esclarecer as dúvidas e ganhar produtividade.
Nesse post, pretendemos esclarecer mitos e verdades que surgiram sobre a questão do XML gerado e o DANFE emitido:
XML ou DANFE: qual documento tem valor fiscal no momento da emissão da nota fiscal?
Ambos têm o seu valor fiscal, porém cada um com sua característica. É nesse ponto que devermos ter muito cuidado. O que vale perante o FISCO é o XML, que foi validado, assinado e retornando para o emitente. Após isso, o DANFE deve ser emitido conforme o XML, assinado e validado pelo fisco. Dessa forma, o que irá acompanhar a mercadoria até o seu destino é o DANFE.
[VERDADE] – Portanto, tanto o XML, quanto o DANFE tem validade. No entanto, cada um com seu objetivo. O XML é a validação propriamente dita do documento e o DANFE é para circular a mercadoria. Este último deve ser impresso de acordo com a validação do XML, ou seja, conteúdo que foi autorizado.
Qual documento devo apresentar no posto de fiscalização?
Nesse contexto, o que deve ser apresentado é o DANFE. O fiscal do posto irá fazer a leitura do código de barras da chave de acesso da nota fiscal eletrônica e vai comparar com a que de fato está validada no Portal da Nota Fiscal Eletrônica (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx).
[MITO] – Não preciso circular ou apresentar ao posto de fiscalização o arquivo XML.
[VERDADE] – Devo apresentar o DANFE, o qual foi gerado a partir do arquivo XML, validado e assinado pelo fisco.
No recebimento de destino, devo apresentar qual tipo de documento na portaria?
Como mencionamos no primeiro tópico, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é utilizado para a circulação da mercadoria. Por isso, no ato da entrega na portaria de destino, será apresentado o DANFE.
[MITO] – Não será necessário circular com o arquivo XML para apresentar na portaria, visto que o arquivo XML já foi disponibilizado pelo emitente, por intermédio de um e-mail ou, até mesmo, via um portal fornecido pelo emitente. Vale ressaltar que por prática, a maioria das empresas possui um e-mail padrão para receber as notas fiscais eletrônicas, por exemplo, nfe@empresa.com.br ou fiscal@empresa.com.br.
[VERDADE] – Na portaria do destino, será apresentado o DANFE que circulou com a mercadoria, o qual foi gerado a partir das informações do XML, validado e assinado pelo fisco. Uma boa prática, que vale ser ressaltada, é: no momento da portaria, além de apresentar o DANFE que acompanhou a mercadoria, é verificar a sua existência e autorização perante o SEFAZ. Isso garante que de fato o documento é valido e que a chave do DANFE está como Uso Autorizado.
No caso de uma recusa da mercadoria no ato do recebimento da portaria de destino, como proceder?
Nesse caso, na maioria dos estados, é feita uma observação no verso do DANFE, com carimbo da empresa, mencionando o motivo pela recusa do recebimento. Deverá ser avaliado qual o padrão definido pelo fisco do estado local.
[MITO] – Não será necessário devolver o arquivo XML ao emitente. O que será necessário é utilizar a Manifestação do Destinatário para essa nota, mencionado que a operação não foi realizada. Conheça mais sobre manifestação do destinatário em: https://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/listaConteudo.aspx?tipoConteudo=tW+YMyk/50s=. Se ainda estiver no prazo de cancelamento o emitente poderá realizar o cancelamento. Para isso, sugerimos que tanto o cliente quanto o fornecedor entrem em contato para realizar um consenso da operação em questão.
[VERDADE] – A mercadoria retorna com a transportadora para a origem (Emitente) com o DANFE justificado no verso. Chegando essa mercadoria na origem, o emitente deverá avaliar a ação a ser tomada: recebimento de nota própria ou cancelamento.
Após a operação concluída, ou seja, ter recebido a mercadoria e já registrado no ERP, deverei arquivar o DANFE?
Nesse quesito, ainda há uma cultura do passado. Muitas empresas têm por hábito arquivar o DANFE e não dão a devida atenção ao arquivo XML. De fato, o XML que deverá ser arquivado e manter em guarda durante um período de 5 anos.
[MITO] – Não há necessidade de arquivar o DANFE para um período de cinco anos. Esse processo era feito quando a nota fiscal era emitida em formulário contínuo, onde o modelo da nota fiscal era 01.
[VERDADE] – Será necessário guardar todos os XML’s recebidos e emitidos para um período de cinco anos. Nesse caso, cabe utilizar um sistema que realize todo esse controle e possa oferecer a informação no momento desejado. No ato de uma fiscalização, onde o auditor não irá solicitar o DANFE e sim o arquivo XML recebido, pois esse foi de fato o arquivo assinado pelo fisco. Aqui cabe ressaltar a importância de um sistema que faça toda a gestão e guarda do arquivo, pois muitas empresas têm os arquivos XML em diretórios, e-mail particulares, onde não há uma gestão efetiva das informações, expondo-se ao risco fiscal.
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