XML NF-e: Qual a melhor forma de armazenar o XML da nota fiscal eletrônica?
Recentemente, disponibilizamos em nosso site um material que fala sobre mitos e verdades referente ao XML NF-e. Se ainda não viu, clique aqui e confira.
Após isso, muitas empresas que leram a matéria ficaram preocupadas com o armazenamento dos seus XMLs e nos questionaram sobre qual seria a melhor forma de realizar essa gestão.
Guarda de arquivos XMLs
Hoje, quanto à guarda do arquivo XML, observamos diferentes cenários em várias empresas. Algumas disponibilizam um diretório em sua rede interna, para que as pessoas designadas a esse processo possam realizar o armazenamento do XML. Em outras, as pessoas da área Fiscal\Recebimento salvam esses arquivos em um diretório em seus próprios computadores, o que faz com que não exista um padrão ou controle efetivo dessas informações.
Por não existir uma padronização que permita o gerenciamento dessas informações, a busca destes XMLs pode se tornar uma árdua tarefa. Sem um repositório único ou informações que facilitem a localização, o analista fiscal poderá encontrar diversos percalços durante sua atividade. Existe também uma grande probabilidade de que o analista fiscal, após gastar um tempo considerável, não localize nenhum arquivo.
Um ponto que dificulta essa gestão de arquivos é o recebimento dos XMLs em um e-mail particular do funcionário e não de um e-mail único (Por exemplo: nfe@empresa.com.br ou fiscal@empresa.com.br ). Nesse cenário, muitas vezes a localização se torna impraticável, uma vez que nem sempre é de conhecimento para qual e-mail foi enviado o XML.
Software para guarda e controle de arquivos XMLs
Por lei, a guarda dos arquivos XMLs é necessário por um período de cinco anos. Para que as empresas possam evitar possíveis riscos, é possível afirmar que um software para gestão e guarda destes arquivos é uma das formas mais seguras e viáveis. Pensando nos possíveis cenários e na dificuldade de se manter uma grande quantidade de arquivos organizadas e em único local, a IntegraNF-e, desenvolveu uma solução que realiza toda a gestão e guarda destes documentos fiscais eletrônicos.
A solução oferece um controle aprimorado dos documentos fiscais, permitindo identificar quais notas foram emitidas contra o CNPJ da empresa, realizar o download do XML não enviado pelo fornecedor e também validar se o documento recebido pelo fornecedor é válido ou contém algum tipo de erro.Entenda um pouco de como é realizada a estruturação e organização dos arquivos armazenados pela nossa solução:
Organização de arquivos recebidos pelo Software
- Diretório principal na rede interna:
…AWS\armazenamentoXML
- Pastas separadas para NF-e ou CT-e:
…AWS\armazenamentoXML\NFe
- Pasta separando os arquivos, os que são válidos dos inválidos:
…AWS\armazenamentoXML\NFe\XMLválidos
- Pasta separando por Estabelecimento:
…AWS\armazenamentoXML\NFe\XMLválidos\1
- Pastas separadas por CNPJ do emitente:
…AWS\armazenamentoXML\NFe\XMLválidos\1\89214578000188
- Pastas separadas por ano de processamento:
…AWS\armazenamentoXML\NFe\XMLválidos\1\89214578000188\2015
Com a solução, a busca por arquivos se torna muito mais prática e ágil. Em poucos cliques o analista fiscal conseguirá realizar a localização e download dos documentos fiscais necessários, sem a necessidade de acessar diversos diretórios ou gastar tempo revirando e-mails ou solicitando a outras pessoas.
Os filtros disponibilizados pelo sistema proporcionarão uma assertividade maior nas informações e arquivos coletados, uma vez que é possível, por exemplo, realizar buscas pela chave do documento, CNPJ do emitente, data de emissão ou etc.
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